Ein Kunde. Eine strukturierte Datenbasis. Automatisierte Bereitstellung in relevanten Systemen.
Self-Service und gemeinsame Kundenprozesse
Strukturiertes Onboarding für Ihre Kunden. Weniger Rückfragen für Ihr Systemhaus.
Problem
Der neue Mitarbeiter steht schon vor der Tür. Jetzt beginnt die Rückfragerunde.
Viele Kunden organisieren Einstellungen über E-Mails, Tabellen, Telefonate und persönliche Absprachen. Das Systemhaus erfährt erst kurz vor dem Arbeitsbeginn von dem neuen Mitarbeiter – und soll Konten, Hardware und Zugänge trotzdem rechtzeitig bereitstellen.
Lösung
Mehr als ein Formular
Ein eigener Kundenprozess statt einer zusätzlichen Pflichtmeldung.
Ein eigener Kundenprozess statt einer zusätzlichen Pflichtmeldung.
Ein Formular wird leicht umgangen, wenn es nur dem Systemhaus Arbeit erspart. OmniTruss ermöglicht dem Mandanten daher einen eigenen strukturierten Onboarding-Prozess, der seine Personalabteilung, Führungskräfte und weiteren Verantwortlichen koordiniert.
Der Kunde startet den Vorgang aus eigenem Nutzen. Die rechtzeitige und vollständige Information des Systemhauses wird dadurch Teil
des Prozesses – nicht noch eine Aufgabe, an die jemand zusätzlich denken muss.
Einfache Konfiguration
Mandantenspezifisch, ohne Workflow-Programmierung.
Auch unterschiedliche Varianten lassen sich abbilden – etwa für reguläre Mitarbeiter, Auszubildende oder externe Kräfte. Felder können je Mandant ein- oder ausgeblendet, als optional oder verpflichtend festgelegt und mit der vertrauten Sprache des Kunden bezeichnet werden.
Strukturierte Daten als Vorsprung
Nicht alles erneut als Freitext abfragen.
Aufgaben, Vertretungen und Fristen
Jeder erledigt das, wofür er verantwortlich ist.
Freigaben und Nachvollziehbarkeit
Entscheidungen bleiben Teil des Vorgangs.
Übergang zur Technik
Nach der Freigabe endet der Prozess nicht bei einer E-Mail.
Rollen und Prozessdaten
Zusammenarbeit mit geregelter Sichtbarkeit.
Ihr nutzen
Weniger koordinieren. Vollständiger beauftragt werden.
Benötigte Informationen und Entscheidungen werden strukturiert bei den richtigen Beteiligten eingesammelt.
Manuelle Abstimmung und fehlende Angaben belasten weder Pauschalmargen noch knappe technische Kapazitäten unnötig.
Arbeitsbeginn, benötigte Konten, Ausstattung, Ressourcen und besondere Anforderungen liegen als gemeinsames Arbeitspaket vor.
Sie unterstützen Ihren Kunden nicht nur bei einer technischen Einzelaufgabe, sondern digitalisieren einen betrieblichen Prozess.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Wir haben bereits ein Onboarding-Formular. Was ist der Unterschied?
Ein Formular übermittelt Informationen einmalig und dient häufig vor allem dem Systemhaus. OmniTruss koordiniert einen gemeinsamen Prozess mit mehreren Beteiligten, Aufgaben, Vertretungen, Fristen und Freigaben. Der Mandant erhält dadurch einen eigenen organisatorischen Nutzen.
- Muss für jeden Mandanten ein komplexer Workflow gebaut werden?
Nein. Ein Prozess kann mit einer kleinen strukturierten Erfassung beginnen. Phasen, Zuständigkeiten und weitere Aktivitäten werden nur ergänzt, wenn der jeweilige Kunde sie benötigt.
- Benötigt die Konfiguration Programmierkenntnisse?
Die fachliche Workflow-Konfiguration erfolgt ohne Workflow-Programmierung. Eigene technische Scripts oder neue individuelle Integrationen können unabhängig davon entsprechendes Spezialwissen erfordern.
- Was ist, wenn der Kunde bereits ein HR-System verwendet?
Das HR-System kann für Personaldaten führend bleiben. OmniTruss konzentriert sich dann auf die benötigten Basisinformationen, IT-Ausstattung, Berechtigungen, gemeinsame Aufgaben und die technische Übergabe.
- Bleibt unser Ticketsystem weiterhin im Einsatz?
Ja. OmniTruss strukturiert den vorgelagerten Kundenprozess und kann daraus einen vollständigen Auftrag an das Ticketsystem übergeben. Die interne technische Bearbeitung bleibt dort, wo Ihr Team sie heute erledigt.
- Können technische Schritte automatisch ausgelöst werden?
Tickets, Webhooks und vorhandene technische Aktionen können in den Workflow eingebunden werden. Der konkrete Umfang hängt von den verfügbaren und eingerichteten Integrationen ab.
- Wer sieht personenbezogene Informationen?
Sichten und Aufgaben können nach Systemhaus, Mandant und Verantwortung gesteuert werden. Für personenbezogene Inhalte gibt es auf Kundenseite eine zusätzliche Personalrolle. Die konkrete Rollen- und Aufbewahrungsregelung wird mit dem Mandanten festgelegt.
Sehen Sie, wie aus einem informellen Kundenwunsch ein strukturierter gemeinsamer Prozess wird.
In der Demo zeigen wir den Weg von der Erfassung über Aufgaben und Freigaben bis zur technischen Übergabe – bezogen auf Ihre heutige Kundenbetreuung.
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